Онлайн-бухгалтерия может выглядеть по-разному. В одном сервисе предприниматель сам учитывает операции, считает налоги и отправляет отчетность с подсказками программы. В другом — большую часть задач берет на себя бухгалтер, а владельцу бизнеса остается передавать документы и отвечать на вопросы.
Поэтому перед выбором важно смотреть не только на цену подписки и список функций, но и на формат работы. Один сервис подойдет ИП без сотрудников на УСН, а другому бизнесу потребуется полноценное бухгалтерское сопровождение.
Разберем, какие виды онлайн-бухгалтерии бывают, чем они отличаются и в каких случаях каждый формат может быть удобен.
Какие бывают виды онлайн-бухгалтерии
Условно онлайн-бухгалтерию можно разделить на шесть форматов:
- самостоятельные сервисы для учета;
- онлайн-бухгалтерия банка;
- сервисы с консультациями бухгалтера;
- онлайн-бухгалтерия с персональным бухгалтером;
- бухгалтерское сопровождение и аутсорсинг;
- облачные бухгалтерские программы.
Все эти решения помогают вести учет через интернет, но степень участия предпринимателя в них различается. Где-то сервис только считает налоги и готовит документы, а где-то за учет отвечает внешний специалист.
| Формат | Кто ведет учет | Кому подходит |
|---|---|---|
| Самостоятельная онлайн-бухгалтерия | Предприниматель с помощью сервиса | ИП с простыми операциями и небольшим количеством документов |
| Онлайн-бухгалтерия банка | Предприниматель, часть данных подгружается из банка | Клиенты банка с простым учетом |
| Сервис с консультациями | Предприниматель, при необходимости помогает бухгалтер | Тем, кто готов вести учет сам, но хочет иметь поддержку |
| Онлайн-бухгалтерия с персональным бухгалтером | Предприниматель и закрепленный бухгалтер | ИП и небольшим ООО, которым нужна регулярная помощь |
| Бухгалтерское сопровождение онлайн | Внешняя бухгалтерская компания или специалист | Бизнесу, который хочет передать учет на аутсорсинг |
| Облачная бухгалтерская программа | Штатный бухгалтер, предприниматель или внешний специалист | Компаниям со сложным учетом, товарами, сотрудниками и большим количеством операций |
Самостоятельная онлайн-бухгалтерия
Это самый простой и обычно самый доступный формат. Предприниматель сам ведет учет в личном кабинете, а сервис помогает выполнять типовые задачи.
Программа может учитывать поступления на расчетный счет, напоминать о сроках уплаты налогов, формировать платежные поручения, готовить декларации и вести книгу учета доходов и расходов.
При этом предприниматель сам отвечает за правильность данных. Нужно проверять, верно ли сервис определил доход, можно ли учесть расход, все ли документы загружены и корректно ли сформирована отчетность.
Самостоятельная онлайн-бухгалтерия обычно подходит:
- ИП без сотрудников;
- предпринимателям на УСН;
- бизнесу с небольшим количеством операций;
- фрилансерам, консультантам, специалистам сферы услуг;
- предпринимателям, которые принимают оплату в основном на расчетный счет;
- тем, кто готов разбираться в базовых вопросах учета.
Главный плюс такого формата — невысокая стоимость и полный контроль над учетом. Минус — нужно самостоятельно вникать в операции и не перекладывать всю ответственность на программу.
Примеры сервисов: Контур.Эльба, «Мое дело».
Онлайн-бухгалтерия банка
Онлайн-бухгалтерия банка встроена в интернет-банк для бизнеса. Предприниматель ведет расчетный счет, оплачивает налоги и работает с учетом в одном личном кабинете.
Главное удобство такого формата — автоматическая загрузка банковских операций. Сервис видит поступления и списания по счету, поэтому предпринимателю не нужно отдельно загружать выписки или вручную переносить данные.
Через банковскую онлайн-бухгалтерию обычно можно:
- учитывать поступления и расходы;
- рассчитывать налоги и взносы;
- формировать платежки;
- вести книгу учета доходов и расходов;
- получать напоминания о сроках;
- готовить отчетность;
- в некоторых случаях отправлять отчеты в налоговую.
Такой вариант удобен ИП на простом налоговом режиме, особенно если все расчеты с клиентами и поставщиками проходят через один расчетный счет.
Но у банковской бухгалтерии могут быть ограничения. Например, сервис может поддерживать не все системы налогообложения, не работать с отдельными видами операций или предлагать ограниченные возможности для расчета зарплаты и кадрового учета.
Перед подключением стоит проверить, подходит ли сервис для вашего режима налогообложения, есть ли сотрудники и насколько сложны расчеты с контрагентами.
Примеры сервисов: Онлайн-бухгалтерия от Точка Банк, бухгалтерские решения Модульбанка.
Онлайн-бухгалтерия с консультациями
В этом формате предприниматель ведет учет самостоятельно, но может обратиться за помощью к бухгалтеру или специалисту поддержки.
Консультации могут быть включены в тариф, ограничены по количеству или оплачиваться отдельно. Обычно они нужны, когда возникает нестандартная ситуация: например, нужно понять, как учесть новый вид дохода, принять сотрудника, оформить возврат клиенту или подготовить документы по запросу налоговой.
Такой вариант подходит тем, кто не хочет полностью передавать учет на аутсорсинг, но не готов разбираться во всех вопросах в одиночку.
Плюсы формата:
- предприниматель сохраняет контроль над операциями;
- есть возможность получить помощь по сложному вопросу;
- стоимость обычно ниже, чем у полного сопровождения;
- не нужно искать бухгалтера отдельно.
Минус в том, что бухгалтер не ведет учет вместо предпринимателя. Он может объяснить, как действовать, но вводить операции, загружать документы и следить за сроками чаще всего все равно придется самостоятельно.
Онлайн-бухгалтерия с персональным бухгалтером
В этом формате за клиентом закрепляется бухгалтер. Он может проверять операции, рассчитывать налоги, готовить и отправлять отчетность, отвечать на вопросы и напоминать, какие документы нужны.
Предприниматель обычно работает с бухгалтером через личный кабинет, чат, электронную почту или телефон. Документы и банковские операции передаются онлайн, поэтому посещать офис не нужно.
Это не всегда означает, что бухгалтер полностью берет учет на себя. В одних сервисах он только проверяет данные и готовит отчетность, в других — ведет учет более подробно. Поэтому до подключения важно уточнить объем услуги.
Онлайн-бухгалтерия с персональным бухгалтером подойдет:
- ИП с сотрудниками;
- небольшим ООО;
- предпринимателям, которые не хотят сами рассчитывать налоги;
- бизнесу с регулярными вопросами по документам и выплатам;
- тем, кому важно быстро получить ответ специалиста;
- компаниям, где учет уже сложнее, чем простая книга доходов.
Такой формат стоит дороже самостоятельного сервиса, но помогает снизить количество ошибок и освобождает предпринимателя от части рутины.
Бухгалтерское сопровождение и аутсорсинг онлайн
Бухгалтерское сопровождение — это формат, при котором учет ведет внешняя бухгалтерская компания или бухгалтер на аутсорсе. Работа при этом может быть полностью дистанционной: документы передаются через личный кабинет, облачное хранилище, электронный документооборот или по электронной почте.
В отличие от обычной онлайн-бухгалтерии, здесь основной продукт — не программа, а работа специалистов. Сервис может использовать собственную платформу, но ключевую часть задач выполняет бухгалтер.
В рамках сопровождения могут вести:
- налоговый и бухгалтерский учет;
- расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов;
- кадровые документы;
- подготовку и сдачу отчетности;
- работу с первичными документами;
- сверку с налоговой;
- ответы на требования и запросы;
- консультации по текущим вопросам.
Этот вариант чаще выбирают ООО, компании с сотрудниками, торговлей, несколькими направлениями бизнеса или большим количеством документов.
Главное преимущество аутсорсинга — предпринимателю не нужно самостоятельно разбираться в большинстве бухгалтерских задач. Но важно заранее определить, что именно входит в тариф: сколько операций и сотрудников включено, кто отвечает за документы, как быстро бухгалтер отвечает на вопросы и как оформлена ответственность за ошибки.
Облачные бухгалтерские программы
Облачная бухгалтерская программа — это более широкий формат. Она может включать не только расчет налогов и отчетность, но и работу со счетами, актами, товарами, складом, продажами, зарплатой и кадровыми документами.
Такие решения подходят бизнесу, которому уже недостаточно простого сервиса для ИП. Например, компании может потребоваться учет товаров, несколько складов, разные виды цен, работа с несколькими организациями или большое количество сотрудников.
В облачной программе могут работать:
- штатный бухгалтер;
- предприниматель;
- внешний бухгалтер;
- несколько сотрудников компании;
- бухгалтерская фирма, которая ведет учет клиента.
Этот формат не всегда стоит называть онлайн-бухгалтерией в узком смысле. Скорее, это полноценная учетная система, работающая через интернет.
Облачные программы удобны тем, что не требуют установки на один компьютер, позволяют давать доступ нескольким пользователям и хранить данные в одном месте. Но для настройки и ведения учета часто нужны более глубокие знания, чем при работе с простым сервисом для ИП.
Примеры сервисов: 1С:Фреш, Saby Bu.
Чем отличается онлайн-бухгалтерия от бухгалтерского сервиса
Онлайн-бухгалтерия и бухгалтерский сервис — близкие, но не одинаковые понятия.
Онлайн-бухгалтерия — это обычно сервис для ведения учета через интернет: расчет налогов, платежки, отчетность, документы и операции по счету.
Бухгалтерские сервисы — более широкая категория. В нее могут входить:
- онлайн-бухгалтерия;
- облачные учетные программы;
- сервисы сдачи отчетности;
- электронный документооборот;
- зарплатные и кадровые сервисы;
- бухгалтерское сопровождение;
- аутсорсинг бухгалтерии.
То есть онлайн-бухгалтерия — один из видов бухгалтерских сервисов.
Как выбрать подходящий формат
Выбор зависит не столько от названия сервиса, сколько от того, насколько сложен ваш бизнес и сколько времени вы готовы тратить на учет.
Самостоятельный сервис подойдет, если у вас ИП без сотрудников, немного операций и понятная система налогообложения.
Онлайн-бухгалтерия банка будет удобна, если вы хотите работать с расчетным счетом, налогами и платежками в одном интерфейсе.
Сервис с консультациями стоит выбрать, если вы готовы вести учет сами, но хотите иметь возможность задать вопрос бухгалтеру.
Персональный бухгалтер или бухгалтерское сопровождение нужны, если у вас есть сотрудники, много документов, сложные операции или просто нет желания заниматься учетом самостоятельно.
Облачная программа подойдет компании, которой нужен более детальный учет: товары, склад, продажи, несколько юрлиц или большой объем операций.
Перед подключением полезно ответить на несколько вопросов:
Можно ли менять формат онлайн-бухгалтерии
Да, формат учета можно менять по мере роста бизнеса.
Например, ИП без сотрудников может начать с простого сервиса для самостоятельного учета. После найма первого работника может подключить зарплатный модуль или консультации бухгалтера. Когда операций и документов станет больше, логичным шагом будет переход на бухгалтерское сопровождение или более функциональную облачную программу.
Главное — заранее проверить, можно ли выгрузить данные из сервиса. При смене программы или бухгалтера важно сохранить банковские выписки, отчеты, книги учета, документы и историю операций.
Частые вопросы
Главное о видах онлайн-бухгалтерии
Онлайн-бухгалтерия бывает самостоятельной, банковской, с консультациями или с персональным бухгалтером. Отдельно существуют бухгалтерское сопровождение и облачные учетные программы, которые рассчитаны на более сложные задачи.
Для простого бизнеса часто достаточно сервиса, который считает налоги, формирует платежки и напоминает о сроках. Когда появляются сотрудники, большой документооборот или нестандартные операции, удобнее подключать бухгалтера или передавать учет на аутсорсинг.
Выбирать стоит не самый дешевый или самый известный сервис, а формат, который соответствует текущим задачам бизнеса и не заставляет предпринимателя тратить слишком много времени на бухгалтерскую рутину.
